Quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng có liên quan

Quản lý chăm sóc khách hàng

Quản lý an ninh toà nhà

Quản lý hồ sơ và kỹ thuật toà nhà

Quản lý vệ sinh toà nhà

Quản lý đơn vị nhà thầu

Giám sát toà nhà

Mô tả công việc

Quản lý chi phí vận hành

Quản lý thu chi điện nước

1. Quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng có liên quan

1.1 Quy trình triển khai hợp đồng thuê và các biểu mẫu:

• Biên bản bàn giao mặt bằng, tài sản và trang thiết bị
• Biên bản kiểm tra sửa chữa nội thất
• Biên bản triển khai quy định, nội qui toà nhà
• Cung cấp dịch vụ kèm theo theo quy định thỏa thuận hợp đồng thuê

1.2 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng thuê và các biểu mẫu:

• Công văn, thông báo các loại
• Phụ lục hợp đồng điều chỉnh và thực hiện hiệu lực hợp đồng thuê
• Kế hoạch gia hạn hợp đồng thuê, thanh lý hợp đồng thuê
• Sổ theo dõi thông tin khách hàng

1.3 Quản lý hợp đồng khác có liên quan:

• Quản lý các hợp đồng cung cấp dịch vụ
• Quản lý các hợp đồng thầu phụ

2. Quản lý chăm sóc khách hàng

2.1 Quy định quản lý và sử dụng phòng họp và các biểu mẫu:

• Sổ theo dõi phòng họp và nhận đặt phòng theo lịch
•  Xử lý công văn / bưu phẩm đến

2.2 Quy định đánh giá sự thoả mãn của khách hàng và các biểu mẫu:

• Phiếu thu thập ý kiến khách hàng
• Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng
• Phiếu tổng hợp ý kiến khách hàng về dịch vụ
• Hội nghị khách hàng thường niên

2.3 Quy định trang trí và Quảng cáo/Marketing của khách hàng

2.4 Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng hoạt động trong tòa nhà

2.5 Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng

2.6 Quy định quản lý tài sản của khách hàng

2.7 Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng

2.8 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng

2.9 Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nhà

3. Quản lý an ninh toà nhà

3.1 Nội quy phòng cháy chữa cháy toà nhà, và các biểu mẫu:

• Phương án PCCC, cứu hộ, cứu nạn, sơ tán người và tài sản tại cơ sở
• Diễn tập PCCC tại cơ sở và diễn tập có sự tham gia của Cảnh sát PCCC theo định kỳ
• Hướng dẫn sử dụng bình PCCC
• Danh mục dụng cụ PCCC thường dung
• Biên bản tự kiểm tra hệ thống PCCC

3.2 Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu:

• Kế hoạch tuần tra an ninh, tài sản tòa nhà
• Sổ ghi nhật ký theo dõi khách đến đăng ký giao dịch
• Báo cáo, xử lý vi phạm…

3.3 Quy định huấn luyện về an toàn, PCCN và các biểu mẫu:

• Kế hoạch huấn luyện an toàn hàng năm
• Chương trình huấn luyện
• Danh sách nhân viên được huấn luyện
• Các đơn vị cử đại diện phối hợp huấn luyện hàng năm

3.4 Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá và các biểu mẫu:

• Sổ theo dõi hàng hoá ra cổng và vận chuyển vào tòa nhà
• Sổ nhật ký theo dõi tài sản
• Sổ nhật ký ghi nhận sự việc qua hình ảnh lưu trữ Camera quan sát
• Kiểm tra và giám sát các nhà thầu nội thất của khách thuê

3.5 Quy trình kiểm soát khách trong tòa nhà, khách đến giao dịch, nhân viên và các biểu mẫu:

• Sổ theo dõi khách ra vào cổng
• Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng
• Sổ đăng ký giao dịch trong tòa nhà tại quầy tiếp tân

3.6 Nội qui bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu:

• Báo cáo tình hình an ninh theo qui định
• Biên bản ghi nhận sự việc, xử lý vi phạm
• Nhật ký tuần tra an ninh theo qui định

3.7 Quy trình xử lý sự cố bảo vệ và các biểu mẫu

• Quy trình kiểm tra trang thiết bị PCCC toà nhà
• Quy trình sử dụng trang thiết bị PCCC
• Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào tòa nhà
• Quy trình kiểm soát khách ra vào tòa nhà và nhân viên nội bộ
• Quy trình xử lý sự cố từng hạng mục liên quan đến trách nhiệm bảo vệ được xây dựng trong phương án quản lý
• Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp;
• Quy trình cứu hộ cứ nạn.

3.8 Phương án phối hợp xứ lý phòng cháy chữa cháy toà nhà

3.9 Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ

3.10 Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp

3.11 Quy trình xử lý sự cố thang máy và cứu hộ

3.12 Quy trình xử lý mất điện trong tòa nhà

3.13 Quy trình xử lý an ninh phạm vi tòa nhà

3.14 Quy trình xử lý bảo vệ tài sản và bãi giữ xe

3.15 Quy trình phối hợp với chính quyền địa phương

4. Quản lý hồ sơ và kỹ thuật toà nhà

4.1 Quy trình sửa chữa và các biểu mẫu:

• Biên bản kiểm tra trang thiết bị
• Phương án sửa chữa, bảo trì
• Phiếu yêu cầu sửa chữa
• Thông báo sửa chữa
• Phiếu nghiệm thu sửa chữa
• Sổ theo dõi các hạng mục sửa chữa, bảo trì

4.2 Quy trình quản lý hồ sơ bảo trì toà nhà các biểu mẫu:

• Bản vẽ hệ thống điện chính; điện công cộng; điện từng khu vực và đồng hồ điện; điện chiếu sáng khuôn viên toà nhà
• Bản vẽ hệ thống cấp – thoát nước; xử lý nước thải
• Bản vẽ hệ thống PCCC, chống sét
• Bản vẽ hệ thống viễn thông
• Bản vẽ hệ thống điều hòa không khí
• Bản vẽ hệ thống thông gió
• Bản vẽ kiến trúc xây dựng; mặt bằng; nội thất trong và bên ngoài toà nhà
• Bản vẽ hệ thống Camera quan sát
• Bản vẽ kiến trúc móng, bể phốt, bể chứa nước sinh hoạt, bể chứa nước PCCC
• Danh sách máy móc thiết bị trong tòa nhà
• Phiếu theo dõi / nhật ký lý lịch máy                            
• Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng         
• Biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng
• Danh mục hệ thống điều hòa cơ điện lạnh
• Danh mục hệ thống vật liệu, mã số vật liệu

4.3 Quy trình bảo hành sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật toà nhà và biểu mẫu:

• Quy trình cơ bản về an toàn và PCCC
• Các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp
• Quy trình kiểm tra nhật ký công việc hàng ngày và bàn giao
• Các quy trình chung trong ca làm việc Kỹ thuật M&E
• Kiểm tra định kỳ hệ thống Kỹ thuật và cơ khí Tòa nhà
• Bảo trì dự phòng
• Kiểm tra lỗi hệ thống điều khiển và trang thiết bị
• Theo dõi và xử lý các vấn đề chung
• Xử lý liên quan đến hệ thống thông gió
• Xử lý hệ thống quan đến chiếu sáng
• Xử lý yêu cầu của khách hàng liên quan đến cấp điện
• Xử lý liên quan đến hệ thống cấp - thoát nước
• Quy trình vận hành - Kiểm soát ngoài giờ của khách thuê
• Quy trình vận hành - Hệ thống Quản lý Tòa nhà thông minh
• Quy trình vận hành - Hệ thống PCCC
• Quy trình vận hành - Hệ thống thông gió
• Quy trình vận hành - Trạm biến áp
• Quy trình vận hành - Máy phát điện
• Quy trình vận hành - Kiểm soát chiếu sáng
• Quy trình vận hành - Kiểm soát máy bơm nước và máy bơm tang áp
• Quy trình vận hành - Cấp - Thoát nước
• Quy trình vận hành - Kiểm soát thang máy
• Quy trình vận hành - Kiểm soát hệ thống và ghi chép nhật ký hàng ngày
• Quy trình vận hành - ghi chép chỉ số tiêu thụ điện của khách thuê
• Quy trình vận hành trang thiết bị Tòa nhà

4.4 Quy trình bảo trì công trình xây dựng định kỳ

4.6 Quy trình bảo dưỡng, vệ sinh và sử dụng máy điều hoà không khí

4.7 Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy

5. Quản lý vệ sinh toà nhà

5.1 Quy định lập kế hoạch vệ sinh toà nhà và các phụ lục:

• Kế hoạch vệ sinh khu ngoài toà nhà
• Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối đi chung của các tầng
• Kế hoạch vệ sinh khu nhà vệ sinh chung của các tầng
• Kế hoạch vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy toà nhà
• Kế hoạch vệ sinh khu vưc văn phòng
• Kế hoạch vệ sinh khu bãi xe toà nhà
• Kế hoạch vệ sinh tường, trần, màng nhện, tay vin
• Kế hoạch vệ sinh đường ống, cống rãnh thoát nước mưa
• Kế hoạch xử lý rác Toà nhà

5.2 Quy định quản lý rác toà nhà

5.3 Quy trình vệ sinh toilet và biểu mẫu: Checklist vệ sinh hàng ngày

5.4 Quy trình vệ sinh kính

5.5 Quy trình vệ sinh sàn

5.6 Quy trình vệ sinh thảm

5.7 Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh

5.8 Quy trình bảo dưỡng, đánh bóng sàn

5.9 Quy định tiêu chuẩn vệ sinh toà nhà

6. Quản lý đơn vị nhà thầu

6.1 Quy trình mua sản phẩm, dịch vụ và biểu mẫu:

6.2 Quy trình đánh giá nhà cung ứng, và biểu mẫu:

• Bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng           
• Bảng đánh giá nhà cung ứng
• Danh sách nhà cung ứng chính thức
• Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định kỳ

6.3  Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên nhà thầu

6.4  Kiểm tra bản vẽ thiết kế hệ thống kỹ thuật, nội thất và phê duyệt

6.5  Lập hồ sơ quản lý và theo dõi thi công

7. Giám sát toà nhà

7.1 Quy trình giám sát toà nhà và biểu mẫu:

• Kế hoạch danh mục giám sát
• Biên bản giám sát, báo cáo tình hình hoạt động

7.2 Kế hoạch giám sát vệ sinh và biểu mẫu:

• Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày
• Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần
• Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh

7.3 Kế hoạch giám sát sữa chữa bảo dưỡng và biểu mẫu:

• Sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa
• Biên bản kiểm tra sửa chữa
• Danh mục thiết bị kiểm tra
• Biên bản đánh giá tình trạng sử dụng tài sản, thiết bị

7.4 Kế hoạch trình giám sát an ninh

7.5   Kế hoạch giám sát tiếp tân

7.6   Kế hoạch giám sát nhà thầu phụ

8. Mô tả công việc

8.1 Ban quản lý tòa nhà

• Mô tả công việc giám đốc toà nhà
• Mô tả công việc thư ký giám đốc

8.2 Phòng điều hành

• Mô tả công việc Trưởng phòng điều hành
• Mô tả công việc nhân viên kinh doanh
• Mô tả công việc nhân viên giám sát
• Mô tả công việc nhân viên lễ tân

8.3 Phòng an ninh

• Mô tả công việc Trưởng phòng an ninh / Đội trưởng
• Mô tả công việc Trưởng ca bảo vệ
• Mô tả công việc bảo vệ từng vị trí và cổng chính
• Mô tả công việc bảo vệ khu vực xe
• Mô tả công việc bảo vệ tuần tra

8.4 Phòng kỹ thuật (M&E)

• Mô tả công việc Trưởng phòng kỹ thuật / Kỹ sư trưởng
• Mô tả công việc Trưởng ca kỹ thuật
• Mô tả công việc nhân viên kỹ thuật bảo trì sửa chữa

8.5 Tổ vệ sinh

• Mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh
• Mô tả công việc nhân viên vệ sinh từng vị trí trực

9. Quản lý chi phí vận hành tòa nhà

10. Quản lý thu chi điện nước tòa nhà

Song Chau Group.