GHI NHẬN THÔNG TIN:

Bộ phận: Bảo vệ an ninh

Phạm vi công việc: Bảo vệ an ninh tòa nhà văn phòng, chung cư, khu dân cư và trung tâm thương mại

Tiêu chuẩn: Ghi nhận, xử lý và báo cáo tất cả các sự việc một cách đầy đủ và chính xác

Đội ngủ bảo vệ sẽ được cấp sổ trực được lưu giữ tại các vị trí quy định trước như sau:

1. Sổ tuần tra;
2. Sổ trực sảnh chính;
3. Sổ theo dõi khách hàng (Đặt tại quầy tiếp tân);
4. Sổ giao nhận bưu phẩm (Đặt tại quầy tiếp tân);
5. Sổ giao nhận hàng hóa (Đặt tại khu vực đỗ xe);
6. Sổ trực bãi xe (Đặt tại bãi đậu xe);
7. Sổ theo dõi thầu phụ (Đặt tại bãi đậu xe);
8. Sổ theo dõi xe ra vào (Đặt tại bãi đậu xe);
9. Sổ theo dõi máy quay (Đặt tại phòng điều khiển);
10. Sổ đăng ký gọi điện thoại (Đặt tại phòng kỹ thuật).

• Phải ghi chép đầy đủ và chính xác các sự việc bình thường / không bình thường hoặc các tai nạn xảy ra vào sổ trực.
• Sổ trực được lưu giữ ở phòng bảo vệ khi nhân viên hết ca trực.
• Trên Sổ trực phải có những thông tin sau:

(a)    Tên của người trực ca;

(b)   Ghi chép thông tin bằng viết mực;

(c)    Đánh số trang;

(d)   Không được phép xé bất kỳ trang nào.

• Những từ viết sai phải gạch chéo một cách sạch sẽ, gọn gàng ký tên vào, sau đó viết lại chính xác.
• Mất sổ trực phải thông báo ngay lập tức.
• Các đội trưởng bảo vệ phải kiểm tra sổ trực hàng ngày hàng ngày.

PHIẾU ĐỀ NGHỊ CHUYỂN HÀNG HÓA RA CỔNG

• Tất cả tài sản của đơn vị thuê/căn hộ/tòa nhà khi chuyển ra ngoài thì phải có phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng.

• Nếu có nghi ngờ gì, phải báo cho Đội trưởng giải quyết. Nếu cần thiết Quản lý Tòa nhà sẽ xác nhận lại với đơn vị/người cấp giấy phép (Trưởng bộ phận).

• Thu lại các giấy phép mang đồ ra cổng để lưu trữ.

• Các giấy phép mang đồ ra cổng như sau sẽ không hợp lệ.

(a)    Những đồ vật mang ra không phù hợp với phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng.

(b)    Phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng bị tẩy xóa hoặc sửa đổi.

• Nếu phát hiện bất cứ trường hợp gian dối nào, phải giữ người mang hàng đó lại và tiến hành điểu tra, đồng thời tịch thu hàng hóa để làm chứng cớ.

PHÁT HIỆN CHÌA KHÓA ĐỂ QUÊN Ở CỬA

• Giữ chìa khóa nơi an toàn.
• Nếu phát hiện chìa khóa bị để quên ở cửa phòng phải cho khách ngay lập tức, trả lại chìa khóa và đồng thời yêu cầu họ kiểm tra xem có mất gì không.
• Nếu khách không có ở đó thì thông báo ngay cho Tổ trưởng bảo vệ. Khóa cửa lại để bảo đảm an toàn cho văn phòng.
• Bàn giao chìa khóa lại cho Quản lý Tiện ích để trả lại cho đúng người.
• Lập biên bản báo cáo sự việc.

VIỆC RA VÀO CỦA NHÂN VIÊN CỨU THƯƠNG VÀ CÔNG AN / XE CÔNG AN VÀ XE CỨU THƯƠNG

• Công an, nhân viên cứu thương / xe công an và xe cứu thương vào trong khu vực tòa nhà thì phải hạn chế gây ồn ví dụ như: không hụ còi… và phải đậu đúng nơi quy định.
• Phải đi cùng đến đúng vị trí cần đến.
• Chỉ có Quản lý / Người có thẩm quyền mới được phép trao đổi với Công an. Yêu cầu nhân viên công an phải xuất trình thẻ công an trước khi thi hành nhiệm vụ.
• Không một nhân viên nào được phép trao đổi thông tin với Công an, nhân viên cứu thương và báo chí. Chỉ có Quản lý / người có thẩm quyền mới có quỵến trao đổi. 
• Nếu không có giấy báo bắt giữ của Công an, Công an không được phép vào khu vực làm việc dưới bất kỳ hình thức nào. Trong mọi trường hợp đều phải thông báo lệnh bắt trước cho Quản lý hoặc người có thẩm quyền.

QUAN SÁT MÀN HÌNH CAMERA

• Kiểm soát màn hình máy quay một cách chặt chẽ - để ý những điều bất thường xảy ra
• Nếu phát hiện bất cứ ai khả nghi đi lảng vảng bên nhà hoặc xung quanh tòa nhà thì phải báo cáo và tiến hành điều tra ngay.  
• Kiểm tra các chức năng của hệ thồng màn hình và báo cáo bộ phận Kỹ thuật ngay nếu phát hiện bất kỳ chức năng nào bị mất hoặc bị trục trặc.
• Bảo đảm tất cả các băng thu được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Băng thu này sẽ được lưu giữ trong vòng 60 ngày.

TRỰC CHỐT CỔNG CHÍNH

• Luôn tươi cười chào hỏi tất cả nhân viên Tòa nhà và khách hàng/ khách viếng thăm.
• Không cho phép ăn xin / xe đạp đi lảng vảng phía ngoài hành lang chính.
• Cung cấp thông tin thích hợp và hỗ trợ khách hàng.
• Không cho nhà thầu, người giao hàng và nhân viên vận chuyển hàng hóa sử dụng lối này.
• Đảm bảo xe lưu thông không bị tắc nghẽn.
• Bảo đảm các tài xế đậu xe đúng vị trí (nơi đón và trả khách) đứng chờ ở gần xe.
• Quan sát toàn bộ khu vực nhằm gây ấn tượng tốt về tổ chức của đội bảo vệ và an ninh của tòa nhà.
• Kiểm tra tất cả các hàng hóa mang vào tòa nhà để đề phòng có hàng hóa nguy hiểm.
• Ghi nhận đầy đủ những điều thất thường các sự việc xảy ra trong sổ trực.

CÔNG TÁC TUẦN TRA

• Ký nhận và kiểm tra thiết bị trước khi đi tuần (bộ đàm và đèn pin).
• Tuần tra theo đúng lộ trình / trình tự / thời gian đã được quy định.
• Cận thận kiểm tra các khu vực vành đai của tòa nhà, xem xét, điều tra nếu thấy có dầu hiệu xâm nhập hoặc hành vi phá hoại tài sản.
• Cẩn thận kiểm tra khi phát hiện các dầu hiệu không bình thường như cửa chính hoặc cửa sổ không khóa…
• Cẩn thận kiểm tra các dấu hiệu hư hỏng của trang thiết bị như : Cháy bóng đèn/ Ống nước bị rò rĩ …
• Tuần tra các khu vực công cộng (hành lang, lối đi xung quanh tòa nhà, nhà vệ sinh, thang bộ…) và phòng điện, phòng máy để phát hiện kịp thời những dấu hiệu xâm phạm hay những mối nguy hại.
• Kiểm tra các thiết bị chữa cháy (Bình chữa cháy / vòi phun nước) nhằm bảo đảm chúng không bị dời hoặc hư hỏng.
• Ghi nhận đầy đủ các thông tin tuần tra và báo cáo lại nếu có việc bất thường xảy ra.

GIÁM SÁT VIỆC RA VÀO CỦA NHÀ THẦU

• Nhân viên bảo vệ phải yêu cầu công nhân sử dụng cổng sau, và không được phép vào bằng cổng chính ngoại trừ các trường hợp đặt biệt.
• Tất cả các công nhận phải để lại chứng minh thư tại phòng bảo vệ, nhận thẻ và đeo thẻ trong suốt thời gian làm việc.
• Phải ghi chép đầy đủ những thông tin sau vào sồ theo dõi công nhân nhà thầu:

(a)      Tên công nhân;

(b)      Số lượng công nhân;

(c)      Chứng minh thư;

(d)     Ngày và giờ vào;

(e)      Loại công việc;

(f)       Khu vực làm việc.

• Phải kiểm tra tất cả các trang thiết bị, dụng cụ mang vào Tòa nhà nhằm đề phòng có vũ khí nguy hiểm.
• Phải liên hệ với bộ phận có liên quan để xác nhận lại thông tin trước khi cho công nhân vào.
• Sau khi  đã xác nhận có, Nhân viên bảo vệ hoặc giám sát phải cùng đi với họ đền khu vực làm việc.
• Nếu có bất cứ việc nào không được xác nhận thì không cho phép làm hoặc ngăn chặn ngay lập tức.
• Phải luôn luôn có người giám sát tất cả mọi hoạt động của nhà thầu (Nhân viên bảo vệ hoặc nhân viên của bộ phận có liên quan).
• Khi họ ra khỏi tòa nhà, phải luôn có người theo giám sát để hạn chế tối đa mọi cơ hội phá hoại cho tòa nhà. 
• Không cho phép họ phát tờ rơi quảng cáo ở trong khu vực tòa nhà.

GIÁM SÁT XE GỬI VÀ NHÂN VIÊN

• Phải nhận biết đươc xe của khách loại xe/ bảng số xe.

• Phải ghi lại tất cả bảng số xe của khách.

• Các nhân viên tuần tra phải giám sát mọi sự di chuyển của xe khách một cách kính đáo.

• Yêu cầu khách làm thủ tục đăng ký đậu xe.

• Đối với các xe đậu qua đêm  phài báo trước.

• Phải bảo đảm xe đậu đúng nơi quy định không gây cản trở lưu thông.

SỬ DỤNG BỘ ĐÀM

• Tất cả nhân viên được phân công phải mang theo máy bộ đàm trong suốt ca trực.

• Phải ký nhận và ký trả bộ đàm.

• Khi sử dụng máy bộ đàm cần tuân theo các quy tắc sau:

(a)    Nói rõ ràng với nhịp vừa phải.

(b)    Tốc độ nói phải chậm hơn so với giao tiếp bình thường bình.

(c)    Điều chỉnh âm lượng vừa đủ nghe- không được la lớn hoặc đùa giỡn qua bộ đàm

• Phải biết công dụng của các mật mã:

1. Mã màu đỏ: Cháy
2. Mã màu xanh: Cướp
3. Mã màu vàng: Đe dọa đánh bom

• Nhân viên bảo vệ phải có trách nhiệm nếu làm hư bộ đàm.

Song Châu | SCBI.